En los procedimientos de conciliación y arbitraje es frecuente que una de las partes no comparezca personalmente, sino a través de un tercero que actúa en su nombre. Esta posibilidad facilita enormemente la gestión de conflictos sin juicio y encaja con muchos tipos de mediación sin ir a juicio que hoy se utilizan para resolver disputas civiles, mercantiles o laborales. Ahora bien, esta ventaja exige cumplir un requisito esencial: acreditar correctamente la representación. Si no se hace, el acto puede quedar vacío de efectos o incluso no llegar a celebrarse.
Desde la práctica profesional, muchos problemas posteriores —acuerdos impugnados, actos suspendidos o plazos perdidos— no se deben al fondo del conflicto, sino a defectos formales en la representación. Por eso, entender cómo y cuándo acreditarla es clave para que el procedimiento cumpla su finalidad, tanto en conciliación como en arbitraje o mediación asistida por profesionales especializados.
La relevancia de esta cuestión se aprecia también en la práctica diaria de mediadores y abogados mediadores en Valencia, donde una parte importante de las incidencias procedimentales deriva de poderes insuficientes o mal acreditados. Evitar estos errores es sencillo si se conocen las reglas básicas desde el inicio.
¿Qué implica actuar como representante en estos procedimientos?
Actuar como representante significa intervenir en nombre de otra persona o entidad, con capacidad para realizar manifestaciones, negociar y, en su caso, alcanzar acuerdos que vinculen jurídicamente al representado.
En conciliación, arbitraje y en muchos tipos de mediación sin ir a juicio, no basta con “estar presente”: el representante debe tener facultades suficientes y poder demostrarlas documentalmente. De lo contrario, su intervención puede quedar limitada o carecer de validez jurídica.
¿Cuándo es necesario acreditar la representación?
La representación debe acreditarse siempre que quien comparece no sea la parte directamente afectada. Esto ocurre cuando actúa un familiar, un socio, un directivo, un abogado o cualquier tercero.
En la mayoría de actos de conciliación y en prácticamente todos los procedimientos arbitrales —y también en mediaciones formales— la acreditación se exige antes de entrar al fondo del asunto, ya que de ella depende la validez del acto y del eventual acuerdo.
¿Cómo acreditar la representación en un acto de conciliación?
La forma de acreditar la representación varía según se actúe en nombre de una persona física o de una persona jurídica, pero el objetivo es siempre el mismo: demostrar que se tiene poder suficiente para negociar y comprometer al representado.
Representación de personas físicas
En el caso de personas físicas, suele bastar una autorización escrita firmada por la persona representada, acompañada de copia de su documento de identidad. En asuntos con mayor trascendencia económica o jurídica, puede exigirse un poder notarial, especialmente si se prevé alcanzar un acuerdo.
En conciliación, el resultado se documenta en el acta de conciliación, donde constará quién comparece y en qué calidad lo hace.
Representación de empresas o personas jurídicas
Cuando se actúa en nombre de una empresa, es imprescindible acreditar la capacidad de representación mediante escritura de apoderamiento, cargo societario inscrito o poder notarial.
En este punto es clave verificar que el poder incluya facultades expresas para conciliar o someterse a arbitraje, algo que los mediadores y abogados mediadores en Valencia revisan con especial atención para evitar impugnaciones posteriores.
Representación en un procedimiento de arbitraje institucional
En el arbitraje institucional, la exigencia de acreditación es aún más estricta. Las cortes arbitrales revisan la representación desde el inicio, ya que el laudo arbitral tiene efectos equiparables a una sentencia judicial.
Aquí resulta esencial que el representante tenga poder no solo para intervenir, sino también para someter la controversia a arbitraje y alcanzar acuerdos, algo común en conflictos empresariales y en determinados tipos de mediación sin ir a juicio que evolucionan hacia soluciones híbridas.
¿Qué ocurre si no se acredita correctamente la representación?
La falta o incorrecta acreditación de la representación no es un mero defecto formal y puede tener consecuencias muy relevantes.
El acto puede considerarse no válido o suspenderse
Si no se acredita la representación, el acto puede suspenderse o considerarse no celebrado, obligando a repetir el trámite y retrasando la resolución del conflicto.
El acuerdo alcanzado podría carecer de efectos jurídicos
Un acuerdo firmado por quien no tenía poder suficiente puede ser impugnado o declarado ineficaz, frustrando una vía de solución que pretendía evitar el litigio.
Riesgo de que se pierdan plazos procesales clave
En procedimientos donde la conciliación o mediación es un paso previo relevante, una incidencia en la representación puede provocar la pérdida de plazos para acudir a la vía judicial o arbitral.
Por ello, tanto en conciliación como en arbitraje y en los distintos tipos de mediación sin ir a juicio, acreditar correctamente la representación es una garantía básica para que el procedimiento sea eficaz y seguro, algo que cualquier mediador profesional o abogado especializado tiene siempre presente.
